Viele Abläufe funktionieren, brauchen aber mehr manuelle Arbeit und Abstimmung als nötig.
Komplexität entsteht. Klarheit gestalten wir.
01
Wiederkehrende Verwaltungsarbeit
Jede Woche werden dieselben Tabellen neu aufgebaut, dieselben Angaben erneut erfasst und ähnliche Dokumente erstellt. Jede Aufgabe für sich mag klein sein. Zusammen kosten sie Zeit, die an anderer Stelle fehlt. Wir erkennen wiederkehrende Schritte, streichen unnötige Aufgaben und finden einfachere Wege für die Routine.
02
Verstreute Informationen
Kundendaten liegen in einem System, Belege in einem anderen und die letzte Änderung in einem E-Mail-Postfach. Bevor es weitergeht, muss jemand alles erneut zusammentragen und prüfen. Wir klären, wo Informationen in den Prozess gelangen, wer sie aktuell hält und wie sie die nächste zuständige Person erreichen.
03
Abläufe in E-Mail-Ketten
Eine Anfrage kommt per E-Mail, wandert durch mehrere Antworten und wartet schließlich darauf, dass sich jemand an den nächsten Schritt erinnert. Die Informationen sind vorhanden, der Bearbeitungsstand ist jedoch schwer zu erkennen. Wir machen Zuständigkeiten, Übergaben und nächste Schritte klar, damit weniger Zeit mit der Suche im Postfach verloren geht.
04
Aufwendige Freigaben
Die Arbeit wartet, während Dokumente weitergeleitet, Versionen geprüft oder zuständige Personen gesucht werden. Wir klären, was tatsächlich eine Entscheidung braucht, wer sie trifft und was danach geschieht. So benötigen Routinen weniger Abstimmung, während wichtige Entscheidungen bei den Verantwortlichen bleiben.
05
Fehlender Überblick
Was ist erledigt, was wartet, und wo besteht Handlungsbedarf? Für diese einfachen Fragen müssen oft mehrere Personen befragt oder Dateien zusammengeführt werden. Wir schaffen einen gemeinsamen Überblick über Bearbeitungsstand, Zuständigkeiten und Abweichungen. So unterstützt ein Bericht die Entscheidung, statt selbst zur Daueraufgabe zu werden.
06
Abhängigkeit von Einzelpersonen
Ein Ablauf funktioniert, weil eine Person alle ungeschriebenen Schritte kennt. Ist sie nicht da, müssen andere erst herausfinden, wie es weitergeht. Wir machen Reihenfolge, Zuständigkeiten und Sonderfälle nachvollziehbar. Das erleichtert die Übergabe und verringert die Abhängigkeit vom Wissen Einzelner.
Wir beginnen beim Prozess, nicht bei der Technologie.
02 / Was wir verbessern
Wiederkehrende Büroarbeit besser organisieren.
01
Dokumente und Informationen
Die richtigen Angaben einmal erfassen und Dokumente leichter erstellen, prüfen und finden. Wir verbinden die Schritte vom Eingang einer Information bis zu ihrer Nutzung im Arbeitsalltag.
Zum Beispiel: Ein regelmäßig benötigtes Dokument wird aus vereinbarten Daten erstellt. Fehlende Angaben werden vor dem nächsten Schritt sichtbar.
Weitere Beispiele
Weniger Mehrfacherfassung in Formularen, Tabellen und Dokumenten.
Aktuelle Versionen und zugehörige Unterlagen schneller finden.
Klar festlegen, wer welche Informationen liefert und pflegt.
02
Berichte und Überblick
Regelmäßige Berichte einfacher erstellen und den Stand der Arbeit leichter erkennen. Im Mittelpunkt stehen Veränderungen, offene Vorgänge und anstehende Entscheidungen.
Zum Beispiel: Ein regelmäßiger Statusbericht bündelt offene Aufgaben und Abweichungen, ohne dass dieselbe Tabelle jedes Mal neu aufgebaut werden muss.
Weitere Beispiele
Daten aus unterschiedlichen Quellen einfacher zusammenführen.
Verantwortlichen einen klareren Überblick über Fortschritt und offene Aufgaben geben.
Abweichungen hervorheben, statt jeden Eintrag manuell zu prüfen.
03
Abstimmung und Nachverfolgung
Bei jeder Übergabe ist klar, wer übernimmt und was als Nächstes zu tun ist. Wir verbessern, wie Anfragen, Freigaben und Erinnerungen zwischen Menschen und Werkzeugen weitergegeben werden.
Zum Beispiel: Eine Anfrage erreicht die richtige Person zur Freigabe. Alle Beteiligten sehen den Bearbeitungsstand und den nächsten Schritt.
Weitere Beispiele
Regelmäßige Erinnerungen und die Nachverfolgung von Kundenkontakten strukturieren.
Freigabeschritte und benötigte Entscheidungsgrundlagen klären.
Die Übergabe von Aufgaben zwischen Mitarbeitenden erleichtern.
Digitalisierung, Automatisierung und KI setzen wir dort ein, wo sie den Ablauf tatsächlich verbessern.
03 / So arbeiten wir
Vom wiederkehrenden Problem zur Verbesserung im Alltag
Ein übersichtlicher Ablauf
Dateien und E-MailsInformationen an verschiedenen Orten
Nachfassen aus dem GedächtnisWer übernimmt den nächsten Schritt?
Daten gebündeltGemeinsame Grundlage
Prüfung und FreigabeKlare Zuständigkeit
Nächster Schritt festgelegtErinnerungen und weitere Aufgaben verbunden
Unterstützte RoutinenBearbeitungsstand im Blick
Sonderfälle bei der richtigen PersonPrüfen und entscheiden
Rückmeldungen nutzenGrundlage für weitere Verbesserungen
Beispielhafter AblaufScrollen oder Phase wählen
Ein Team. Ein wiederkehrender Ablauf. Eine messbare Verbesserung.
01
Verstehen und vereinfachen
Wir betrachten einen wiederkehrenden Ablauf gemeinsam mit den Menschen, die ihn täglich nutzen: Woher kommen Informationen, wer bearbeitet sie, und wo entstehen Wartezeiten? Dabei unterscheiden wir notwendige Entscheidungen von vermeidbarem Kopieren, Prüfen und Weiterreichen.
Ihr Ergebnis
Ein gemeinsames Verständnis des Ablaufs, klare Zuständigkeiten und ein konkreter Ansatzpunkt für die Verbesserung.
02
Verbinden und umsetzen
Wir setzen den vereinfachten Prozess in die Praxis um. Informationen, Werkzeuge und Zuständigkeiten werden verbunden, Routinen erhalten passende digitale Unterstützung. Freigaben und Sonderfälle bleiben bei den Menschen, die die Entscheidungen treffen müssen.
Ihr Ergebnis
Eine funktionierende Verbesserung mit klaren Zuständigkeiten und Unterstützung für den Arbeitsalltag.
03
Prüfen und weiterentwickeln
Wir prüfen die Lösung im tatsächlichen Einsatz: Was spart Aufwand, was wird angenommen, und welche Sonderfälle brauchen noch Aufmerksamkeit? Wir passen den Ablauf an und vereinbaren, welche weitere Verbesserung sinnvoll ist.
Ihr Ergebnis
Eine Bewertung der praktischen Wirkung und der nächste sinnvolle Entwicklungsschritt.
04 / Praxisbeispiele
Ausgewählte Praxisbeispiele
So verbindet BandKAi Prozessverbesserung, Automatisierung und digitale Werkzeuge in konkreten Aufgabenstellungen.
1Daten prüfen
2Freigeben
3Mahnungen versenden
4Rückmeldungen verfolgen
Finanzverwaltung01
Forderungsmanagement mit klaren Abläufen
Dienstleistungsunternehmen
Die regelmäßige Bearbeitung überfälliger Forderungen erforderte viel manuelle Arbeit bei Kundendaten, Mahnungen, Freigaben, Kommunikation und Nachverfolgung.
200.000 €
Rückgang überfälliger Forderungen
Durch Kundenzahlungen in den ersten zwei Monaten mit dem verbesserten Ablauf.
0 €200.000 € · Ergebnis nach 2 Monaten
Interaktive Veranschaulichung, kein Verlauf der tatsächlichen monatlichen Zahlungen. Berichteter Gesamtbetrag für zwei Monate: 200.000 €.
Berichtetes Ergebnis · Dienstleistungsunternehmen · Nur Zahlungen
Mehr zur Umsetzung
Die Ausgangslage
Das Forderungsmanagement erforderte regelmäßige Abstimmung zwischen Kundendaten, Mahnungen, Freigaben und Kommunikation. Auch der Überblick über die jeweils nächste Maßnahme musste manuell gepflegt werden.
Die Umsetzung
Die Vorbereitung von Mahnungen, Freigaben, Kommunikation und Nachverfolgung wurden in einem strukturierten Ablauf zusammengeführt. Aus einzelnen Verwaltungsaufgaben wurden aufeinander abgestimmte Schritte eines wiederkehrenden Prozesses.
Das berichtete Ergebnis
In den ersten zwei Monaten nach Einführung des verbesserten Ablaufs gingen die überfälligen Forderungen durch Kundenzahlungen um 200.000 € zurück. Der Betrag bezieht sich auf in diesem Zeitraum beglichene überfällige Forderungen. Abschreibungen und buchhalterische Korrekturen sind nicht enthalten.
Prozessautomatisierung
Kommunikation
Freigaben
Nachverfolgung
1Kurs strukturieren
2Inhalte erstellen
3Werkzeuge verbinden
4Pilot vorbereiten
Bildung02
Vom Präsenzunterricht zum digitalen Lernangebot
Anbieter von Sprachkursen
Für ein bewährtes Unterrichtskonzept aus dem Präsenzbereich wurde eine strukturierte digitale Umgebung benötigt, um ein Pilotprogramm zu erproben.
Mehr zur Umsetzung
Die Ausgangslage
Ein bewährtes Präsenzkonzept sollte in einer digitalen Umgebung als Pilotprogramm erprobt werden. Dazu waren sowohl Lernmaterialien als auch die praktischen Schritte für deren Bereitstellung erforderlich.
Die Umsetzung
Kursaufbau und Arbeitsbücher wurden parallel zu Audio- und Videoinhalten entwickelt. Die Einrichtung der Plattform, die Zahlungsabwicklung und KI-gestützte Produktionshilfe wurden in denselben Ablauf zur Vorbereitung und Durchführung eingebunden.
Das vorbereitete Ergebnis
Entstanden ist eine strukturierte digitale Pilotumgebung, die Kursinhalte und Werkzeuge für die Durchführung zusammenführt. Sie ist für Tests und die weitere Entwicklung vorbereitet und bildet die Grundlage, um die Lernerfahrung und die Bereitstellung zu verbessern.
Digitalisierung
Prozessgestaltung
Plattformeinrichtung
Inhaltsproduktion
05 / Warum BandKAi
Technologie soll die Arbeit unterstützen.Nicht umgekehrt.
Klarere Abläufe. Mehr Freiraum für die Menschen dahinter.
01
Betrieblicher Nutzen
Wir beginnen bei der Arbeit, die besser laufen soll.
02
Praxistauglichkeit
Wir entwickeln Lösungen für den täglichen Einsatz.
03
Klarheit
Der Ablauf muss für die Menschen verständlich bleiben, die ihn nutzen.
04
Messbare Verbesserungen
Wir prüfen, was sich verändert hat, und entwickeln dort weiter, wo es Nutzen bringt.
Sprechen wir über Ihre Abläufe
Welchen Ablauf möchten Sie vereinfachen?
Beschreiben Sie uns eine wiederkehrende Aufgabe, die zu viel Abstimmung erfordert. Für den Einstieg genügt ein kurzer Überblick: Worum geht es, wer ist beteiligt, und wo stockt die Arbeit?
